Audit des systèmes documentaires

Pourquoi auditer les systèmes documentaires ?

Un système documentaire a deux fonctions essentielles :

  1. Documenter le savoir-faire métier de l’entreprise et garantir le transfert des bonnes pratiques entre les anciens et les plus jeunes.
  2. Sécuriser le fonctionnement de l’entreprise à travers la vérification des points critiques par les personnes compétentes au bon moment.

Les procédures de maîtrise documentaire et des enregistrements exigées par ISO 9001 ne suffisent toutefois pas toujours à satisfaire ces deux exigences fondamentales. L’audit du système documentaire permet de vérifier, à intervalles adaptés, la pertinence de la documentation et la capacité de l’entreprise à s’adapter aux évolutions de son marché.

Quels sont les bénéfices pour votre entreprise ?

  • Hiérarchiser les informations.
  • Séparer le savoir faire métier des contrôles obligatoires.
  • Responsabiliser les collaborateurs.
  • Faciliter la prise de fonction.
  • Garantir la continuité des activités.
  • Assurer l’accès à l’information en tout temps.

Comment allons-nous travailler ensemble ?

Le système documentaire doit être établi en fonction du type de système d’information. Le plan de travail proposé est le suivant :

  1. Réaliser un audit de conformité du système documentaire selon ISO 9001, chap. 4 et en prenant appui sur ISO 10013 et ISO 9004, Annexe A.
  2. Elaborer un benchmark des meilleures pratiques d’administration documentaire observées dans les entreprises comparables à l’entreprise.
  3. Animer deux séances de travail (3h chacune) avec 8 utilisateurs du système d’information et du système documentaire pour identifier
    a) quels sont les besoins liés à l’exploitation et à la maintenance du système documentaire de l’entreprise et
    b) comment répondre à ces besoins.
  4.   Classer les procédures en fonction du degré de risque encouru
  5.  Produire un rapport collectant les lignes directrices associées au bon développement du système documentaire de l’entreprise.

Quels sont les « plus » de Challenge Optimum ?

  • Une équipe de professionnels aux compétences diversifiées.
  • Une approche pragmatique et participative des systèmes de management.
  • Une volonté d’intégration des systèmes de management.
  • Des méthodologies rigoureuses et originales inspirées des meilleures pratiques internationales.
  • Des logiciels spécifiques permettant d’alléger la collecte et le traitement des données.
  • Des références solides que nous tenons à votre disposition.

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