Benchmark : gestion documentaire

La gestion documentaire est l’une des procédures obligatoires au sens de ISO 9001. C’est dire son importance pour maintenir l’intégrité du système de management qui, s’il en est dépourvu, risque de crouler sous les procédures et les documents créés au gré des besoins de leurs utilisateurs.

La gestion documentaire est pourtant clé : non seulement elle permet de repérer facilement l’information nécessaire, mais elle est aussi la mémoire du savoir-faire de l’entreprise. Un bon système documentaire permet donc de maintenir sa cohérence, de rendre disponible rapidement et facilement l’information nécessaire, d’effectuer les enregistrements requis par l’activité tout en minimisant les risques auxquels elle est exposée et de rafraîchir la mémoire des collaborateurs qui ne connaissent pas tous les détails de l’activité.

Plus particulièrement, le benchmark des pratiques documentaires permet de dresser un état des lieux des techniques de management adaptées aux finalités de l’organisme tout en tirant parti des supports de gestion informatique moderne.

En quoi consiste notre service ?

L’établissement de lignes directrices pour la gestion documentaire exige que les besoins d’évolution soient clairement établis et agréés (coût vs bénéfices de maintenance et d’exploitation du système documentaire). Un projet de simplification documentaire est conditionné à 3 facteurs clés :

  1. l’évaluation claire du système documentaire, de son utilité, de son économie et de son utilisation selon les normes en vigueur. La perception actuelle de ces différents attributs varie habituellement plus ou moins sensiblement selon les personnes interrogées et selon les unités.
  2. une comparaison éventuelle avec d’autres entreprises qui doivent faire face à des situations comparables à celles de l’entreprise : par exemple gestion d’infrastructures importantes, exigeant la coopération de compétences hétérogènes tout en assurant la continuité de service dans le respect des règles de sécurité (ex. AIG, SIL, EDF/GDF, Swisscom, …)
  3. l’adhésion des parties prenantes, parmi lesquelles les responsables des systèmes de management et responsables du SI, au besoin de simplifier le système documentaire pour une utilisation généralisée, rationnelle et évolutive.

L’évaluation et le benchmark ci-dessus sont deux très bons moyens de fournir la base de discussion pour aligner les visions de la Direction des Systèmes d’information et les systèmes de management.

Quels sont les « plus » Optimum ?

  • Une équipe de professionnels aux compétences diversifiées
  • Une approche pragmatique et participative des systèmes de management
  • Une volonté d’intégration des systèmes de management
  • Des méthodologies rigoureuses et originales inspirées des meilleures pratiques internationales
  • Des logiciels spécifiques permettant d’alléger la collecte et le traitement des données
  • Des références solides que nous tenons à votre disposition.

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