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Audit des systèmes documentaires

Audit des systèmes documentaire

Pourquoi auditer les systèmes documentaires ?

Un système documentaire a deux fonctions essentielles :
1 – Documenter le savoir-faire métier de l’entreprise et garantir le transfert des bonnes pratiques entre les anciens et les plus jeunes
2 – Sécuriser le fonctionnement de l’entreprise à travers la vérification des points critiques par les personnes compétentes au bon moment
Les procédures de maîtrise documentaire et des enregistrements exigées par ISO 9001 ne suffisent toutefois pas toujours à satisfaire ces deux exigences fondamentales. L’audit du système documentaire permet de vérifier, à intervalles adaptés, la pertinence de la documentation et la capacité de l’entreprise à s’adapter aux évolutions de son marché.

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Benchmark : gestion documentaire

Benchmarking : gestion documentaire

La gestion documentaire est l’une des 5 procédures obligatoires au sens de ISO 9001:2008. C’est dire son importance pour maintenir l’intégrité du système de management qui, s’il en est dépourvu, risque de crouler sous les procédures et les documents créés au gré des besoins de leurs utilisateurs.

La gestion documentaire est pourtant clé: non seulement elle permet de repérer facilement l’information nécessaire, mais elle est aussi la mémoire du savoir-faire de l’entreprise. Un bon système documentaire permet donc de maintenir sa cohérence, de rendre disponible rapidement et facilement l’information nécessaire, d’effectuer les enregistrements requis par l’activité tout en minimisant les risques auxquels elle est exposée et de rafraîchir la mémoire des collaborateurs qui ne connaissent pas tous les détails de l’activité.

Plus particulièrement, le benchmark des pratiques documentaires permet de dresser un état des lieux des techniques de management adaptées aux finalités de l’organisme tout en tirant parti des supports de gestion informatique moderne.

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